TERME DE REFERENCES  
Fournitures des Services de location de salle de réunion, Restauration et Hébergement

I.CONTEXTE ET DESCRIPTION DU BESOIN

Dans le cadre de la mise en œuvre de ses projets au Burundi, Bibliothèques Sans frontières Bibliothèques Sans frontières souhaite rouvrir un marché pour les services location de salles de réunion, de service de restauration et hébergement pour ses besoins ponctuels de réunions, formation, atelier, visites des partenaires. Il invite toutes les sociétés/maisons intéressées travaillant dans ce secteur d’activités à participer à cet avis d’ appel d’offres.

L’objectif de cet exercice est d’aboutir à un accord à Long Terme. Le contrat sera assujetti à une période d’essai de trois (3) mois et sera établi pour une durée d’une année (1) an et renouvelable au plus pendant 3 ans sur la base d’une grille d’évaluation annuelle portant sur la satisfaction de BSF et sur le bon respect des engagements, les prix restant invariables durant cette période.

La qualité étant primordiale, une visite des lieux sera effectuée par BSF avant la sélection du/des fournisseurs.

II. DESCRIPTION DU SERVICE A FOURNIR

Il s’agit de fournir les services suivants :

-Salle de réunion :

• Capacité : Salle de petite, moyenne et grande taille
• Equipement optionnels : Vidéoprojecteur ; wifi ; écran blanc pour projeter ; webcam ; sonorisée
• Etat : climatisée
• Service : Collation et diner

-Buffet/repas selon les détails suivants :

• Nombre de personnes : préciser vos capacités maximales
• Pause-café (matin / après-midi) : préciser vos différents types, le menu en précisant sa composition et le prix
• Déjeuner : préciser vos différents types, le menu en précisant sa composition et le prix
• Boissons : détailler variété et prix

-Hôtellerie :

• Chambre : lit double ou simple ;
• Salle de bain privée : Oui ;
• Air Conditionné/ventilation : Oui ;
• Service : Petit déjeuner compris dans la chambre ;
• Connexion internet : Obligatoire ;
• Préciser les standards de sécurité mis en place : obligatoire

Note importante : La proximité du/de(s) prestataire(s) au bureau de BSF reste un critère incontournable dans le cadre de ce processus.

III. COMPOSITION DU DOSSIER

Le dossier de soumission doit être composé d’:

-Une Lettre de manifestation d’intérêt adressée au Représentant Pays de Bibliothèques Sans Frontières au Burundi ;

-Une offre financière : Les soumissionnaires resteront engagés par leurs offres pendant une période de trois (3) mois à compter de la date de dépôt du dossier de soumission.

-Des preuves de possession des qualifications requises suivantes:

• Avoir un NIF et un Registre du Commerce ;
• Être en règle avec l’OBR ;(L’attestation de non-redevabilité doit être valide au moment de la soumission)

• Fournir des références client, avoir travailler avec les ONGI constitue un atout majeur

Les offres devront être envoyées par mail à l’adresse électronique suivante : candidatures.burundi@bibliosansfrontieres.org    au plus tard le 21 juillet 2025 à 16h30 avec comme objet « Offre pour la fourniture des services de location de salle, de restauration et d’hôtellerie »

N B : Cette procédure est strictement en lien avec les procédures d’achats de BSF Burundi. Toute tentative de corruption ou de pression, à l’endroit des employés de BSF ou d’une tierce personne intervenant sur le processus de sélection entraineront la disqualification d’office du soumissionnaire à l’origine de cette tentative.

BSF peut mettre fin à cette mise en concurrence sans motiver sa décision.